Как отметить в табеле учета рабочего времени отпуск, больничный или прогул

Правильная отметка больничного листа в табеле – актуальная задача, возникающая на практике кадровика. Решение требует определенных профессиональных знаний и учета всех нюансов.

Данная статья поможет молодым специалистам разобраться в том, как вести табель рабочего времени и отмечать в нем больничный.

Что представляет собой табель для учета деятельности сотрудников?

Табель для фиксации рабочего времени — первичный документ, в котором есть основная информация о деятельности сотрудника: количество отпусков, явок, командировок, прогулов и т. д.

Его ведение входит в обязанности всех организаций.

Он нужен для:

• контроля над соблюдением трудового режима;
• получения достоверных сведений об отработанном времени;
• правильного определения размера заработной платы;
• составления статистической отчетности для надзорных органов.

Ведение табеля – обязанность уполномоченного специалиста, назначенного приказом (кадровик, бухгалтер или директор).

Документ не должен содержать ошибок и исправлений, так как он предъявляется в налоговую инспекцию и службу статистики.

Деятельность сотрудников учитывается по одной из унифицированных форм:

• № Т-12 – предназначена для определения рабочих дней (часов) и выплат;
• № Т-13 – необходима предприятиям исключительно для определения рабочего времени. Применяется при автоматической фиксации явок и неявок пропускными системами.

Рассматриваемый документ заполняется при помощи программы для бухгалтеров «1С».

Что нужно знать кадровику?

Для правильного оформления больничного листа специалист по кадрам должен знать методы заполнения табеля:

• Сплошная регистрация – предполагает ведение учета всех событий (приход на работу, сокращенный рабочий день, отпуск и т. д.).
• Регистрация отклонений – фиксируются только нарушения обычного графика (отпуск за свой счет, больничный), при их отсутствии клеточка остается пустой.

Правильность оформления табеля проверяется трудовой и налоговой инспекцией.

Специалисты следят за грамотным заполнением буквенных и цифровых кодов, а также сверяют представленные сведения с расчетными ведомостями.

Малейшие нарушения грозят огромными административными штрафами, ведь эти ошибки влекут за собой неправильное начисление зарплаты и налогов.

Пошаговый алгоритм заполнения

Табель формы № Т-12 содержит по две строки в 4-6 столбцах.

Верхняя предназначена для введения буквенного обозначения деятельности сотрудника, а нижняя – количества отработанных часов.

Для проставления кода должны быть веские основания, подтверждаемые документально.

Давайте разберемся, как проставить больничный в табеле.

Для этого нужно выполнить три действия:

1. Выбрать принятое обозначение. В данном случае это буква «Б».
2. Написать код в верхней строке таблицы в дни отсутствия сотрудника. Если неизвестны причины невыхода или невозможно подтвердить их справками от врача, ставится код «НН».
3. Определить итоговое число отработанных дней и часов. Специалист должен суммировать цифры, отмечаемые во второй строке граф 4-6, а результаты записать в столбцы 5 — 13.

При расчете не учитываются:

• выходные дни;
• прогулы;
• неявки по временно неопределенным причинам;
• дни отсутствия по болезни;
• командировки.

Количество дней невыхода на работу определяется индивидуально и отмечается в столбцах 14-16. После этого суммируется общее количество выходных и проставляется в графе 17.

Самые распространенные условные обозначения указаны в таблице:

Название затрат времени/Код	Числовой	Буквенный
Работа в дневное время	01	Я
Ночная смена	02	Н
Трудовая деятельность в выходные и праздники	03	РВ
Командировка	06	К
Посещение семинаров и прочих курсов повышения квалификации:— на месте прописки— в другом регионе	0708	ПКПМ
Ежегодный отпуск (оплачиваемый):— основной— дополнительный	0910	ОТОД
Декрет или отпуск, необходимый для усыновления детей	14	Р
Отпуск по уходу за детьми до достижения ими трехлетнего возраста	15	ОЖ
Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, предусмотренных законом	18	ДО
Временная нетрудоспособность с назначением пособия	19	Б
Временная утрата трудоспособности (без содержания)	20	Т
Прогулы	24	ПР
Выходные, нерабочие дни и праздники	26	В
Оплачиваемые выходные	27	ОВ
Неявки по неопределенным причинам	30	НН

Полный перечень имеется в шаблоне формы №Т-12:

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)

Примеры

№ 1:

Соловьева И.Е. работает на основной работе и совместительству в течение 1 года 8 месяцев. С сентября 2019 года она находится на больничном, а в апреле 2019 г. уходит в декретный отпуск.

Листок по нетрудоспособности по совместительству не оплачивается, так как стаж менее 2 лет.

Специалисты отдела кадров проставили больничный в табеле учета рабочего времени за период с сентября по апрель обозначением «Т». В апреле они должны будут поставить код «ОЖ».

№ 2:

В ЗАО «Молочный берег» установлена пятидневная рабочая неделя.

Необходимо заполнить табель учета за первую половину октября на основании исходной информации:

Источник: http://kadriruem.ru/kak-otmetit-v-tabele-bolnichnyj-list/

Как отметить в табеле учета рабочего времени отпуск, больничный или прогул

Благодаря чётко выстроенной системе отчётности в Налоговом кодексе РФ налажена работа организаций и предприятий и оплата труда работников.

Но помимо начисления и выплат зарплат также регулируется система, в которой указываются иные начисления, такие как оплата отпусков, больничных и вычет за пропуск рабочего дня без уважительной причины – прогула.

Также НК и ТК РФ объясняют, как в табеле обозначается отпуск.

Организация отпусков

На предприятиях и в организациях обязательно должна быть предусмотрена должность бухгалтера, которая включает в себя не только начисление зарплат, но и контроль над отпусками сотрудников. Также бухгалтер ведёт табель учёта рабочего времени.

К обязанностям бухгалтера относится обязательное знание элементарных основ, в том числе как в табеле обозначается отпуск и больничный лист.

Основные правила предоставления отдыха:

1. Календарный год сотрудника начинается с момента его трудоустройства. То есть если гражданин оформлен в штат организации, например, от 07 марта 2019, то его отработанный календарный год заканчивается 07 марта 2019 года. Исходя из этого, бухгалтер рассчитывает, в какой промежуток времени сотруднику положен отдых от работы, отмечает и проставляет количество календарных дней, и отражает сумму, оплачиваемую за время отсутствия на работе по причине отдыха.
2. Каждый сотрудник организации, начиная от технического персонала и заканчивая вышестоящим руководством, имеет право на очередной ежегодный оплачиваемый отдых в количестве 28 дней. Работник сам вправе выбрать, как ему воспользоваться этими днями: взять сразу все дни или разделить пополам или же иначе. Любые действия, касающиеся отдыха, оговариваются с руководством, и при согласии директора организации работник может воспользоваться заслуженным отдыхом несколько раз по мере необходимости. Обязательным условием является, что одна из частей не может быть меньше 14 дней.
3. Время ухода на отдых должно быть согласовано между руководством и работающим. По данному решению заполняется график отпусков, в котором содержится информация по каждому сотруднику и фиксируется подписью работника и директора, не менее чем за 14 дней перед началом отпускных каникул.
4. Выплата отпускных производится не позднее трёх рабочих дней перед уходом сотрудника на отдых.

Каждый работодатель обязан соблюдать установленные правила.

Виды отпусков

Согласно Трудовому кодексу РФ понятие отпуск является обобщённым.

В свою очередь делится на:

• ежегодный;
• по беременности и родам;
• отпуск, предоставляемый мамам для ухода за малышом младше 1,5 лет;
• отпуск для закрытия сессии, иначе учебный;
• дни отдыха, на протяжении которых за сотрудником не сохранится зарплата.

В документе отпуск фиксируется буквами ОТ или цифровым кодом – 09.

Основной отпуск – это те выходные дни, которые предоставляются ежегодно каждому служащему организации на период 28 календарных дней при условии, что работник отработал год. Если отработано в штате организации более шести и менее двенадцати месяцев сотруднику положен отпуск в течение не более 14 дней.

Дополнительный отпуск может начисляться не только женщине с трудной беременностью и родами, но и работникам организаций, работа которых носит сложный характер и считается «вредной» и опасной:

• работа в зоне повышенной радиации;
• работа в шахтах и рудниках;
• работа, при воздействии которой в организм человека попадают вредные биологические и химические вещества;
• осуществление деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к этой местности территориях.

Все виды «вредной» работы, за которую положены начисления и дополнительный отдых, отражены в Трудовом кодексе РФ и устанавливаются Правительством РФ.

Если сотрудник имеет право на получение отпуска по нескольким видам дополнительного отдыха, то выбор, зачастую, падает на тот вариант, в котором количество дней максимально. Для начисления отпуска берут в расчёт только те дни, когда человек реально отработал в условиях сложной работы.

Также дополнительный оплачиваемый отпуск должен начисляться сотрудникам организации, в которой рабочий график не считается установленным, т. е. часы работы не определены в точности.

Сотрудник может начать работать как в 6 часов утра, так и в 6 вечера. Чтобы получить дополнительный отпуск и оплату по нему по причине ненормированного рабочего дня, необходимо при оформлении договора о приёме на работу указать данный факт.

При появлении споров данное условие будет рассматриваться судом.

Учебные каникулы на время сдачи промежуточной сессии или защиты диссертации также оплачивается работодателем. Независимо от количества отработанных сотрудником в организации дней.

Данный вид отдыха должен быть предоставлен работающему студенту вне зависимости от того, по чьей инициативе работник начал обучение: своей или по направлению организации.

Такой вид оплачивается, только если сотрудник обучается на заочном отделении.

Для предоставления очередного учебного отпуска студент обязан предоставить справку-вызов из учебного заведения. Только при его наличии студента отпустят на сессию и оплатят.

Вызов из учебного заведения может быть предъявлен по месту работы в любое время, вплоть до наступления самого обучения. После предъявления данной справки работодатель составляет приказ, на основании которого производятся выплаты.

В данном приказе ставится подпись руководителя и сотрудника.

При наличии дополнительного отдыха на получение образования данная информация фиксируется в личном деле работника. В табеле учёта рабочего времени отсутствие сотрудника фиксируется буквой «У» или цифрой «11». По окончании отпуска по учёбе студент обязан предоставить часть справки-вызова, которая остаётся в организации.

Сотруднику организации предоставляется отдых без сохранения заработной платы, то есть неоплачиваемый. Например, если работник организации вступает в брак, может быть оформлен такой вид.

Разрешается официальное отсутствие на работе за день до церемонии, в день церемонии и день после регистрации брака. По договорённости с руководством количество дней может составлять не более пяти дней.

Также это касается вынужденного отсутствия на рабочем месте по причине смерти родственника или рождению в семье ребёнка.

Для этого сотрудник должен заполнить заявление на имя директора организации, работодатель в свою очередь обязан отпустить сотрудника.

Отдых без сохранения заработной платы распространяется на:

• пенсионеров, остающихся на рабочем месте, сроком до 2-х недель;
• близких родственников (родителям и жёнам/мужьям) сотрудников ОВД, таможни, пожарных, которые погибли, защищая интересы страны, или умерли вследствие получения травмы, связанной с производством, сроком до 14 дней;
• инвалиды, которые работают предприятиях, оборудованных для людей с ограниченными возможностями. Им предоставляется 60 дней.

Эти положения закрепляет ТК РФ.

Что положено мамам

«Декретный» отпуск подразумевает под собой проведение последних недель беременности женщины в подготовке к рождению ребёнка и впоследствии родов.

Такой отпуск будет длиться значительно дольше ежегодного и начинаться с тридцатой недели беременности, при условии ожидания женщиной одного ребёнка. При большем количестве ожидаемых детей женщина уходит в отпуск на двадцать восьмой неделе беременности. Данный факт отмечается в больничном листе и выдаётся в женской консультации, в которой женщина стоит на учёте.

Отпускные каникулы по рождению ребёнка и уходу за ним являются непрерывными и совмещёнными. В делопроизводстве организации и в бухгалтерии предприятия он оформляется отдельными видами.

Согласно Трудовому кодексу РФ отпуск по рождению ребёнка и уходу за ним положен каждой официально трудоустроенной женщине.

Данный вид отдыха оформляется как:

1. По беременности и родам – выписывается больничный лист.
2. По уходу за ребёнком отпуск оформляется сроком до 3-х лет. При этом у женщины продолжает засчитываться стаж работы и при выходе на работу за сотрудницей сохраняется её должность в штате.

Во время пребывания женщины в отпуске ей выплачивается сумма, равная полной оплате труда за последние два отработанных года. Если отработано меньшее количество времени, то сумма будет начисляться по МРОТ.

В зависимости от протекания беременности и процесса родов начисляется разное количество дней пребывания в «декрете»:

• если беременность и роды проходили без осложнений, то женщине оформляют отпуск в течение семидесяти дней до родов и семидесяти дней после;
• при осложнениях во время родов начисляется отпуск в количестве 70 дней до родов и 86 дней после;
• если у женщины рождается двое и более детей, то количество отпускных дней после родов увеличивается до 110 дней.

Если у женщины начинаются преждевременные роды, то больничный лист всё равно начинает действовать с момента его оформления. Для того чтобы изменить дату ухода в отпуск и признания родов с осложнениями, необходимо составить документ нетрудоспособности и написать заявление на дополнительный отпуск.

Прогул и его обозначение

Если отсутствие на работе не имеет серьёзной причины или заранее разрешённого руководством отсутствия, то такой пропуск именуется как прогул.

Прогулом считается отсутствие на рабочем месте более 4-х часов. Если работник впоследствии предоставит документ, указывающий об обратном, то день будет засчитан, как рабочий.

Документом может являться:

• медицинская справка;
• справка из ГИБДД;
• повестка.

Этот перечень неполный. Сюда же можно отнести любой документ, подтверждающий уважительность причины отсутствия.

Для того чтобы зафиксировать факт прогула, должны быть исполнены определённые действия:

1. Составлен документ (акт) о пропуске без уважительной причины.
2. Сотрудник должен написать письменное объяснение своего отсутствия.
3. Руководителем организации составляется докладная записка.
4. Весь пакет документов передаётся вышестоящему руководству, которое принимает решение и составляет приказ о вынесенном решении.
5. Решение руководства прилагается к личному делу сотрудника.

При систематическом нарушении условий трудового законодательства сотрудник может быть уволен или наказан административным штрафом.

В табеле рабочего времени прогул обозначается буквенным кодом «ПР» или цифровым кодом «31». Для обозначения прогула по невыясненным причинам в табель вносится буквенный код «НН» или цифровой «35».

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/otpusk/kak-v-tabele-oboznachaetsya

Заполняем табель при продлении отпуска из-за больничного 2019

Сроки ухода работников в ежегодный отпуск должны быть определены графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Но бывают ситуации, когда ежегодный отпуск должен быть продлен или перенесен. Одна из таких ситуаций — когда работник, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске, заболел или получил травму.

У бухгалтера в такой ситуации появляются вопросы: как документально оформить продление или перенос отпуска, нужно ли пересчитывать отпускные, как оплатить больничный?

Продление отпуска

Если работник заболеет после ухода в отпуск (в том числе и в первый день отпуска), в большинстве случаев он продлевает отпуск.

Для оформления продления отпуска работнику не нужно писать заявление. Единственный документ, который должен представить работник и который обязывает работодателя продлить отпуск, — это листок временной нетрудоспособности.

Если работник заболел во время отпуска и хочет его продлить, ему не нужно получать на это согласие работодателя. То есть время его отсутствия на работе автоматически продлевается на время болезни.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Если работник продлил отпуск из-за болезни, но он нужен вам на работе, вы можете попробовать отозвать его из отпуска (но не с больничного!). Однако вам потребуется его согласие на отзыв из отпуска.

На практике дату выхода работника из отпуска при его продлении иногда определяют, просто отсчитывая количество дней нетрудоспособности от последнего дня отпуска. Так делать не нужно, поскольку количество не использованных из-за болезни дней отпуска и количество дней нетрудоспособности не всегда совпадает.

Например, если на период болезни во время отпуска придется нерабочий праздничный день, то это не отодвинет дату выхода работника из отпуска. Или же если количество дней болезни окажется больше, чем количество не использованных из-за нее дней отпуска. Например, отпуск у работника 14 календарных дней, а проболел он 20 календарных дней.

Поэтому отпуск нужно продлить только на количество его дней, приходящихся на период болезни.

Как правильно определить дату выхода на работу сотрудника, который заболел в отпуске, и как работник должен узнать, когда ему нужно выйти на работу, нам рассказали в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

Отпуск в случае болезни работника продлевается на количество неиспользованных дней отпуска, приходящихся на период временной нетрудоспособности. Чтобы определить дату выхода работника из отпуска в этом случае, нужно от дня, следующего за последним днем нетрудоспособности, отсчитать количество дней отпуска, не использованных работником на момент начала нетрудоспособности.

Нет никаких жестких правил оформления продления отпуска в случае временной нетрудоспособности работника. Издавать приказ работодатель не обязан, но многие издают.

Уведомлять работника о дне выхода из отпуска работодатель тоже не обязан. Вообще работник сам заинтересован в том, чтобы вовремя выйти на работу, и для этого он должен позвонить в отдел кадров и узнать дату выхода на работу».

Итак, вам не нужно составлять приказ о продлении отпуска и вносить изменения в график отпусков. Но в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13), после того как работник принесет больничный лист, нужно отразить дни отпуска до начала нетрудоспособности и по ее окончании.

Эти дни отпуска нужно отразить, как обычно, буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09». А период нетрудоспособности «внутри» отпуска — буквенным кодом «Б» или цифровым кодом «19». Чтобы у вас не было мороки с оформлением документов, попросите сотрудников в случае болезни во время отпуска по возможности сообщить вам об этом.

Внимание! Отпуск продлевается на количество дней отпуска, не использованных из-за болезни, а не на количество дней временной нетрудоспособности.

Пример. Определение даты выхода работника из отпуска при его продлении, если период болезни не выходит за пределы отпуска

Работнику Сидорову А.А. предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 1 по 15 ноября 2010 г. (4 ноября 2010 г. нерабочий праздничный день, который в число дней отпуска не включается). Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

Во время ежегодного отпуска работник заболел. Впоследствии он представил в бухгалтерию листок временной нетрудоспособности на 10 календарных дней с 3 по 12 ноября 2010 г. (включая нерабочий праздничный день 4 ноября 2010 г.). Дата выхода на работу по окончании больничного — 13 ноября 2010 г.

Определяем дату выхода работника из отпуска.

Ко дню начала болезни работник использовал 2 календарных дня отпуска, а не использованная к моменту начала болезни часть отпуска составила 12 календарных дней (14 календарных дней минус 2 календарных дня).

Определяем дату окончания отпуска — от 13 ноября 2010 г. (даты выхода на работу по окончании болезни согласно больничному листу) отсчитываем эти 12 календарных дней отпуска. Последним днем отпуска будет среда 24 ноября 2010 г. Следовательно, отпуск продлевается на 9 календарных дней с 16 по 24 ноября 2010 г.

А датой выхода работника на работу будет четверг 25 ноября 2010 г.

Заполняем табель учета рабочего времени.

Пример. Определение даты выхода работника из отпуска при его продлении, если период болезни выходит за пределы отпуска

Воспользуемся условием предыдущего примера с той лишь разницей, что листок временной нетрудоспособности был выдан работнику на 20 календарных дней с 3 по 22 ноября 2010 г. А дата выхода на работу по окончании больничного — 23 ноября 2010 г.

Определяем дату выхода работника из отпуска. Ко дню начала болезни работник также использовал 2 календарных дня отпуска, а не использованная к моменту начала болезни часть отпуска составила 12 календарных дней (14 календарных дней минус 2 календарных дня).

Из них на период временной нетрудоспособности с 3 по 22 ноября 2010 г. приходится 12 календарных дней отпуска.

Определяем дату окончания отпуска — от 23 ноября 2010 г. (даты выхода на работу по окончании болезни согласно больничному) отсчитываем эти 12 календарных дней отпуска.

Следовательно, отпуск продлевается на 12 календарных дней с 23 ноября по 4 декабря 2010 г. Последним днем отпуска будет суббота 4 декабря 2010 г.

А датой выхода работника на работу будет понедельник 6 декабря 2010 г.

Продлить или перенести отпуск можно, только если заболеет сам работник, а не кто-то из членов его семьи.

В случае продления отпуска в связи с временной нетрудоспособностью работника отпускные вам пересчитывать не придется, ведь после окончания болезни отпуск работника продолжается, а не предоставляется ему заново.

Внимание! При продлении отпуска в связи с болезнью работника отпускные пересчитывать не нужно.

Также не следует вносить никаких исправительных записей в бухгалтерский и налоговый учет, поскольку на момент начисления отпускных работодатель действовал правомерно и не мог знать о предстоящей болезни работника. Да и отпуск работник использует полностью.

А оплачивать больничный работника, заболевшего в отпуске, вы будете как обычно: после представления работником в бухгалтерию больничного листа оплатите все календарные дни нетрудоспособности. И перечислите эту сумму (выдадите из кассы) работнику при очередной выплате зарплаты.

При заполнении оборотной стороны больничного в случае, когда отпуск работника был продлен, в графе «Приступил к работе «__» 20__ г.» нужно указывать дату, с которой отпуск продолжается по окончании болезни, а не дату выхода на работу по окончании отпуска после его продления в связи с болезнью. Это нам подтвердили в ФСС РФ.

Из авторитетных источников

Ильюхина Татьяна Митрофановна, начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Департамента правового обеспечения Фонда социального страхования РФ

«В случае когда отпуск работника продлевается из-за его временной нетрудоспособности, на оборотной стороне больничного в графе «Приступил к работе «__» 20__ г.» нужно поставить дату, указанную врачом в листке нетрудоспособности как дату, с которой работник должен приступить к работе».

Перенос отпуска

Работник может пожелать не продлить, а перенести отпуск.

Ситуация 1. Работник заболел после ухода в отпуск.

Перенести не использованную из-за болезни часть отпуска работодатель обязан по письменному заявлению работника. А вот дата, на которую работник хочет перенести отпуск, определяется работодателем с учетом пожеланий работника. То есть работодатель может, но не обязан перенести отпуск на дату, указанную работником в заявлении. С этим согласны и в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России

«Если работник, который заболел в отпуске, захочет не продлить, а перенести отпуск, то работодатель обязан это сделать по его письменному заявлению.

При этом срок, на который переносится отпуск, определяется работодателем с учетом пожеланий работника. А вот частично продлить и частично перенести отпуск в этом случае нельзя, иначе будут проблемы с оформлением приказа.

Поэтому отпуск работник может либо на все дни продлить, либо на все дни перенести».

Ситуация 2. Работник заболел до начала отпуска.

Если болезнь работника наступила до даты начала отпуска, установленной графиком отпусков, и продолжается после нее, отпуск не может быть просто продлен на время болезни.

В этом случае отпуск должен быть обязательно перенесен на другой срок. Дата, на которую отпуск переносится (это возможно в том числе и сразу по окончании болезни), определяется работодателем с учетом пожеланий работника.

Эту позицию разделяют и в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России

«Если работник заболел до начала отпуска, отпуск можно только перенести. Причем работнику не нужно писать никаких заявлений о его переносе. Работодатель должен издать приказ о переносе отпуска при представлении работником больничного и внести изменения в график отпусков».

В обеих ситуациях оформление переноса отпуска будет почти одинаковым.

Если работник заболел после ухода в отпуск и хочет перенести не использованную из-за болезни часть отпуска, ему нужно написать заявление о переносе отпуска в произвольной форме после выхода на работу:

(или) по окончании предоставленного по графику отпуска, если он к этому моменту уже выздоровел;

(или) по окончании нетрудоспособности, если он еще не выздоровел к моменту окончания предоставленного по графику отпуска.

от менеджера по продажам

Зиминой Ольги Ивановны

Прошу перенести мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 октября 2010 г. на 1 ноября 2010 г. в связи с болезнью с 1 октября по 28 октября 2010 г., подтвержденной листком временной нетрудоспособности.

В обеих ситуациях вам нужно: составить приказ о переносе отпуска в произвольной форме (поскольку унифицированной формы такого приказа нет), подписать его у руководителя и внести изменения в график отпусков.

Общество с ограниченной ответственностью «Корзинка»

г. Москва 29 октября 2010 г.

Источник: https://map-expo.ru/otpusk/zapolnjaem-tabel-pri-prodlenii-otpuska-iz-za-bolnichnogo.html

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ	очередной оплачиваемый отпуск
ОД	дополнительный оплачиваемый
ДО	административный (без сохранения ЗП)
У	учебный с сохранием ЗП
УВ	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД	учебный без сохранения ЗП
Р	по беременности и родам
ОЖ	по уходу за ребёнком до 3 лет
ОЗ	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я	работа в дневное время
Н	в ночное время
РВ	работа в выходные и праздники
С	сверхурочная
ВМ	вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К	служебная командировка
ПК	повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ	повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Т	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР	прогул без уважительных причин
НС	режим неполного рабочего времени
В	выходные и праздничные нерабочие дни
ОВ	дополнительный оплачиваемый выходной
НВ	дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ	забастовка
НН	невыясненная причина неявки
РП	простой по вине работодателя
НП	простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП	простой по вине работника
НО	отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ	отстранение без сохранения ЗП
НЗ	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

2000	трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010	выплаты по гражданско-правовым договорам
2012	отпускные
2300	больничное пособие
2530	оплата в натуральной форме
2760	материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020	проценты по вкладам

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya