Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

Сдача документов в архив при ликвидации – что делать, нужно ли хранить

Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

Ликвидация предприятия – процесс длительный и болезненный. Учредителям приходится прекращать деятельность, расплачиваться с кредиторами и сотрудниками, а также оформлять большой объем документации.

О том, какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия, и как их нужно подготовить к этому будет рассказано в данной статье.

При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.

Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.

Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.

В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.

Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.

И такая информация может быть предоставлена только архивом.

У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.

Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.

К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.

Чем регулируется

Обязанность и порядок сдачи документации в архив после ликвидации предприятия регламентированы следующими нормативными документами:

Фактически процесс сдачи документации на хранение регулируется в большей степени только двумя последними законами из тех, что представлены в списке выше:

  • ФЗ «Об архивном деле» — обязывает всех руководителей и учредителей при ликвидации, независимо от форм собственности, передавать важные документы о хозяйственной деятельности в архив после прекращения деятельности.
  • ФЗ «О банкротстве» — регулирует вопрос сдачи документации в случае принудительного прекращения деятельности юридического лица на хранение в специальные структуры.

Договор с архивным фондом

Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд.

С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор. В нем описаны условия, срок и порядок хранения переданных документов.

Договор о сбережении документации по личному составу, а также той, срок хранения которой не завершился, с муниципальным архивом составляется в том случае, когда предприятие ликвидируется в принудительном порядке.

Сторонами соглашения будут выступать ликвидационная комиссия и руководство архивной организации (ст. 12, ФЗ «Об архивном деле»).

Таким образом, независимо от того, в государственный или частный архив компания будет передавать документацию, она должна оформить договор о хранении.

Его составление предусматривает тот факт, что все расходы, связанные с подготовкой документов к хранению, а также их уничтожением по истечении установленного срока, ложатся на плечи собственников.

Вопрос оплаты хранения в архиве решается до момента сдачи документации непосредственно ликвидатором или ликвидационной комиссией. В ликвидационном балансе под это отводится отдельная расходная статья (ст. 62 ГК РФ).

Обязанности ответственного за передачу документов

Сбором, подготовкой и передачей документации в архив при добровольном прекращении деятельности субъекта хозяйствования занимается ликвидатор или специально уполномоченный член ликвидационной комиссии.

В случае принудительной ликвидации обязанности по приведению в порядок необходимой документации ложатся на конкурсного управляющего (ст. 23, ФЗ «Об архивном деле»).

К его основным обязанностям относится:

  • подбор и согласование с руководством места хранения важных бумаг;
  • определение стоимости хранения и включение ее в расходы по ликвидации;
  • составление перечня документов, которые подлежат обязательной передаче в архив;
  • формирование описания к пакету документов, подготовленному для передачи в архив;
  • определение срока хранения документации;
  • составление договора с архивным фондом и непосредственная передача ценных с точки зрения хозяйственной деятельности бумаг.

Перечисленные выше обязанности являются основными.

В процессе подготовки, сбора и передачи документов на хранение у ликвидаторов и конкурсных управляющих возникает еще масса дополнительных обязательств.

Этапы подготовки

При добровольной и принудительной ликвидации не возникает вопрос, нужно ли хранить документацию, оформленную в процессе ее деятельности. Это обязательно.

Что касается подготовки бумаг на передачу в архив, то она проводится на протяжении следующих этапов:

  • проведение экспертизы ценности;
  • непосредственное оформление дел;
  • создание к документации соответствующей описи.

Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра ликвидатором или конкурсным управляющим всех существующих на момент прекращения деятельности предприятия документов.

Непосредственное оформление дел включает: подшивку, переплет, нумерацию листов, составление заверительного листа и внутренней описи.

Отдельно составляются описи к различным пакетам документов, которые сдаются в архив. Например, делаются описи дел постоянного хранения, временного хранения и тех, которые касаются личного состава.

После подготовки все документы проходят обработку к архивному хранению. Это сложный и трудоемкий процесс, который лучше всего доверить или сотрудникам архива или архивной компании.

Все, что нужно для того, чтобы без особых проблем и препятствий в кратчайшие сроки обработать документы для сдачи на хранение – это заключить соответствующий договор, с компанией-архивариусом.

Как соблюдается порядок ликвидации представительства иностранной организации, вы прочитаете тут.

Сроки хранения документов определяются на основании Приказа Минкультуры от 28.10.2010 №558. Если у компании при ликвидации есть правопреемник, то все важные документы передаются его руководству.

После проведения экспертизы ценности, работники архивной компании или иные уполномоченные лица занимаются группированием документации.

Из документов по личному составу группируются только те, срок хранения которых не превышает 75 лет. Третья группа документов всегда состоит из документов, которые передаются на временное хранение в архив.

Ежегодно в делопроизводстве организации проводится отбор документов для постоянного и временного хранения, а также тех, которые подлежат уничтожению.

Отличий при сдаче документов в архив не столь много, но они есть и в первую очередь касаются добровольности или принудительности прекращения субъектом хозяйствования его деятельности.

Часто возникает вопрос, что делать с документами после ликвидации ООО и ответ на него один: конечно, же сдавать на хранение в архив.

Последний бумажный этап, который передует уничтожению печатей и сдаче документов в архив – это получение справки из ПФР при ликвидации ООО, а также информации из внебюджетных фондов относительно снятия предприятия с учета как плательщика налогов и сборов.

Обязанность ИП сдавать в архив документацию при ликвидации прямо не предусмотрена законодательством.

В ст. 23 того же закона определены те документы, которые необходимо сдать на хранение в государственный или муниципальный архив.

Но сдавать документацию в архив после прекращения деятельности ИП, все-таки, стоит, так как он имеет признаки как физического, так и юридического лица и проходит госрегистрацию.

При добровольной и принудительной ликвидации в одинаковой степени все предприятия сдают документы в архив.

В случае принудительного завершения деятельности – конкурсный управляющий.

Стоимость сдачи документации в архив составляется 20.000 рублей. Отдельно рассчитывается стоимость архивной обработки сдаваемых на хранение документов.

Источник: //prosud24.ru/sdacha-dokumentov-v-arhiv-pri-likvidacii/

Архивация документов при ликвидации. Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

Сегодня процесс прекращения деятельности предприятия должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

Необходимо будет составить некоторые специальные документы, а также подать данные в ФНС. Вносятся соответствующие правки в Единый государственный реестр юридических лиц.

Как происходит

Для закрытия юридического лица необходимо будет в обязательном порядке реализовать определенный алгоритм действий.

Он включает в себя несколько основных этапов и все они имеют свои особенности. Реализовать процедуру ликвидации возможно будет разными способами.

При этом все их можно будет разделить на две основные группы:

  • по собственной инициативе, добровольно;
  • принудительно, по инициативе третьих лиц.

Причем в качестве третьих лиц могут выступить только лишь акционеры или же заинтересованные иным образом.

Нередко принудительная ликвидация осуществляется на основании судебного иска, поданного налоговой службой или же прокуратурой. В зависимости от оснований для проведения подобного рода процедуры будет выбран алгоритм реализации ликвидации.

Процедура ликвидации предприятия начинается с собрания акционеров, которые должны принять решение по поводу начала подобного рода процесса.

Необходимо помнить, что осуществление данной процедуры возможно будет только лишь в случае, если суммарное количество положительных составит ¾ или же более. Иначе ликвидация осуществлена не будет.

Основными этапами проведения добровольной ликвидации юридического лица являются следующие:

  • совет учредителей принимает решение о проведении ликвидации – обязательно составляется специальный документ;
  • налоговые органы уведомляются о начале проведения данной процедуры – составляет специальная форма ;
  • все государственные фонды уведомляются о начале ликвидационной процедуры;
  • кредиторы уведомляются;
  • формируется ликвидационная комиссия и осуществляет все необходимые действия;
  • производится взыскание дебиторской задолженности;
  • осуществляются расчеты с работниками;
  • выплачиваются в бюджет все налоги в течение периода ликвидации предприятия;
  • налоговыми органами проводится специальная проверка;
  • составляется и в последствии утверждается промежуточный баланс;
  • все требования кредиторов удовлетворяются;
  • производится закрытие счетов в банках;
  • осуществляется государственная регистрация ликвидации юридического лица;
  • предприятие снимается с учета в различных внебюджетных фондах;
  • проводятся заключительные операции по ликвидации предприятия.

Максимально подробно вопрос проведения ликвидации юридического лица отражается в Гражданского кодекса РФ. Очень важно осуществлять все действия в соответствии с данным документом. В противном случае могут возникнуть достаточно серьезные проблемы.

В дальнейшем возможно будет оформить специальную справку, подтверждающую факт ликвидации. Она может потребоваться для выполнения различных действий в дальнейшем.

При этом расчетный счет в банке совсем не обязательно закрывать. Кредитная компания может сделать это самостоятельно, отправив соответствующий запрос в Единый государственный реестр.

Какие нужны документы

Особенно важно максимально внимательно отнестись к процедуре составления документации, требуемой при оформлении ликвидации предприятия.

Необходимо в первую очередь сформировать уведомление учредителей о проведении собрания. На законодательном уровне формат его не установлен.

Но он обязательно должно включать в себя следующие основные реквизиты:

  • наименование органа, который является инициатором проведения собрания акционеров;
  • дата, а также место и время проведения собрания;
  • форма проведения собрания рассматриваемого типа;
  • повестка дня.

После того как собрание проведено и собрано достаточное количество за ликвидацию, необходимо будет соответствующим образом уведомить об это решении налоговую службу.

Для этого необходимо будет составить уведомление по форме №Р15001. Данный формат документа утвержден приказов ФНС Российской Федерации от 25.01.12 г.

Все документы, которые необходимы для ликвидации, можно будет представить в налоговый орган различными способами:

  • самостоятельно;
  • через доверенное лицо – понадобится оформить специальную довереннотьс;
  • через интернет.

Важно помнить: уведомление по форме №Р15001 должно быть обязательно заверено нотариально. В противном случае оно будет недействительно и его не примет налоговая.

Очередным этапом является уведомление кредиторов и иных лиц о проведении ликвидации. Необходимо будет сделать это в журнале «Вестник государственной регистрации».

Для этого также потребуется собрать некоторый пакет документов. Он включает в себя:

  • специальный бланк-заявка – необходимо наличие печати предприятия;
  • копия решения о проведении ликвидации, а также назначении ликвидационной комиссии;
  • платежный документ, а также платежный ордер;
  • сопроводительное письмо;
  • доверенность – если представление всех документов осуществляется третьим лицом.

После того, как все обозначенные выше действия выполнены, ликвидационная комиссия в обязательном порядке должна составить следующие документы:

  • специальное заявление о государственной регистрации по причине прекращения существования юридического лица – составляется по форме ;
  • составляется специальный ликвидационный баланс;
  • оформляется квитанция об оплате государственной пошлины (она составляет 800 рублей).

Ранее также необходимо было в комплекте со всеми документами представлять в налоговую службу справку об отсутствии задолженности перед Пенсионным фондом РФ.

На сегодняшний день осуществлять подобную процедуру уже нет необходимости. Так как налоговые органы самостоятельно могут проверить удаленно, через средства коммуникационной связи факт наличия долга.

В случае его присутствия во внесении соответствующих записей в Единый государственный реестр юридических лиц будет отказано.

В то же время существуют способы ликвидации юридических лиц при наличии задолженности – это банкротство.

Но подобного рода разновидность ликвидации имеет некоторые существенные особенности, в связи с которыми проведение процедуры является не выгодным. Использовать банкротство как способ прекращения деятельности стоит только в крайнем случае.

После истечения 6 рабочих дней с момента подачи всех необходимых документов можно будет получить в налоговых органах следующие бумаги:

  • лист записи в Единый государственный реестр юридических лиц;
  • уведомление о снятии с государственного учета юридического лица в налоговой службе.

Если же по какой-то причине налоговая не желает вносить соответствующие данные в ЕГРЮЛ, то оформляется письменный отказ. В нем указывается причина подобного действия.

Как составить приказ, образец

Сегодня одним из обязательных документов, формируемых при осуществлении ликвидации предприятия, является специальный приказ. На законодательном уровне он не утвержден. Но при этом необходимо включать в данный документ некоторые обязательные блоки.

Ими являются следующие:

  • основная причина проведения ликвидационной процедуры;
  • дата завершения рассматриваемого типа процедуры;
  • устанавливается перечень лиц, которые будут входить в ликвидационную комиссию (указываются подробные реквизиты – Ф.И.О.);
  • устанавливается полный перечень задач, которые должны быть соответствующим образом решены председателем;
  • указываются основные реквизиты данного документа.

Важно помнить, что если предприятие имеет какие-либо подразделения или же филиалы, потребуется осуществлять все действия в соответствии со ГК РФ.

В первую очередь понадобится составить приказ о прекращении деятельности каждого обособленного подразделения предприятия.

При отсутствии должного опыта составления подобной документации стоит ознакомиться с верно сформированным образцом. Так можно будет избежать проблем с контролирующими органами.

В случае наличия нескольких различных филиалов, подразделений, которые зарегистрированы соответствующим образом в налоговых органах, для каждого необходимо будет составить отдельный приказ.

Аналогичным образом обстоят дела со всеми остальными документами. Важно не допустить ошибок при формировании приказов на увольнение сотрудников. Это может стать причиной возникновения большого количества проблем.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

Важно помнить, что при реализации процедуры ликвидации все документы по личному составу, а также бумаги, срок хранения которых ещё не истек, должны быть размещены в специальном архиве. Данный момент установлен на законодательном уровне Федерального закона №125-ФЗ 22.10.04 г. «Об архивном деле».

Прежде, чем сдать документы в архив, необходимо будет осуществить их подготовку. Она включает в себя следующие действия:

  • оценка ценности, практической необходимости конкретного документа;
  • оформление дел;
  • все документы постоянного и долговременного хранения описываются соответствующим образом.

В архив должны быть сданы следующие документы:

  • подпись руководителя;
  • свидетельство о ликвидации;
  • протокол собрания;
  • все приказы, касающиеся приема и увольнения работников;
  • контракты и трудовые соглашения;
  • личные карточки сотрудников по ;
  • личные дела работников;
  • лицевые счета работников;
  • невостребованные личные документы;
  • акты о несчастных случаев;
  • всевозможные штатные расписания.

Помимо обозначенных выше необходимо будет приложить к перечню:

  • опись дел по личному составу;
  • историческую справку в 1 экземпляре.

Как сделать запись в трудовой книжке

Увольнение при ликвидации осуществляется в соответствии с законодательными нормами. В трудовой книжке отображается, что процедура данная производится по инициативе работодателя.

Запись выглядит следующим образом: «Уволен в связи с ликвидацией организации, Трудового кодекса Российской Федерации».

Последствия ликвидации

Ликвидация – процедура юридически важная. Она имеет ряд определенных последствий. К наиболее существенным можно отнести следующие:

  • при ликвидации переход прав и обязанностей к другим лицам не осуществляется;
  • в случае недостаточного количества средств для удовлетворения требований кредиторов осуществляется распределение пропорционально очередности;
  • при передачи имущества участника ликвидации в пределах суммы его вклада налогом на добавочную стоимость не облагается.

Процесс ликвидации достаточно прост, не имеет каких-либо сложностей – если осуществляется в рамках действующего законодательства. Но при этом необходимо помнить о множестве различных нюансах. Все они отражаются в действующее законодательстве.

: Ликвидация ИП шаг за шагом

Когда компания по тем или иным причинам заканчивает свою деятельность, у руководства и бухгалтерии возникает логичный вопрос: как сдать документы в архив при ликвидации? Ведь в процессе деятельности образовалось достаточно документов, которые подлежат хранению на протяжении определенного времени. На вопрос о том, как сдать документы в архив, могут ответить специалисты нашей компании. Более того, мы возьмем на себя данный процесс.

Как сдать документы в архив при ликвидации правильно?

Необходимость передачи документов в архив при ликвидации регламентируется п. 10 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Документы с не истекшим сроком хранения передаются на хранение в государственный или муниципальный архив.

Подготовка документов

Предварительная подготовка документов, включает в себя следующее:

  • экспертиза документов для установления ценности и сроков хранения;
  • оформление дел;
  • описание документов, подлежащих временному и постоянному хранению;
  • прошивка документов, если она не была выполнена ранее;
  • согласование с принимающим архивом.

Перед тем как сдать документы в архив, нами проверяется правильность архивной обработки каждого из них. При выявлении ошибок или недоработок мы их исправляем и выполняем грамотную подготовку для гарантированного принятия их в государственный или муниципальный архив.

Какие документы необходимо сдавать в архив?

Перед тем как сдать документы в архив при ликвидации, необходимо знать, какая именно документация должна быть передана на хранение в государственный или муниципальный архив.

А именно:

  • трудовые договоры и соглашения, а также подрядные договоры;
  • приказы о приеме и увольнении сотрудников, начислении зарплаты,
  • личные карточки работников согласно форме Т-2;
  • документы о выдаче заработной платы, пособий, а также иных выплат;
  • а также иные документы, возникшие в процессе деятельности организации и подлежащие временному или постоянному хранению.

Обращайтесь к профессионалам

Наши специалисты могут составить весь перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации. Получив доступ к документации, мы проверим наличие всех необходимых бумаг, проверим их ценность, выполним полную архивную обработку для передачи в Госархив.

Требования к документам

Стоит знать, что государственный архив предъявляет свои индивидуальные требования к передающимся архивным документам. Работая в данной области на протяжении многих лет, мы знаем все нюансы этих требований и всегда их соблюдаем. Мы точно знаем, как сдать документы в архив быстро и беспрепятственно.

//www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

По состоянию на: 10.12.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2011 Гущина Инна Александровна Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора

Рубрика: Кадровое делопроизводство

    Шаблоны документов
      Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями

    Нормативные документы

    Источник: //mirpharma.ru/subrogaciya/arhivaciya-dokumentov-pri-likvidacii-kak-proishodit-sdacha/

    Сдача документов в архив при ликвидации организации

    Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

    Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
    Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок “корона”.

    Какая скорость шредирования документов?
    Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

    За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
    Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

    Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
    Да, без проблем!

    Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
    Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

    На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
    Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

    Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
    Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

    Каким образом происходит сжигание документов?
    Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

    Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
    После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

    На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
    При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

    Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
    Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

    Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
    Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

    Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
    Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу – Порядок в документах, порядок в делах!

    Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
    Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

    Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании.

    Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

    Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

    По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

    Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

    Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

    Как сдать документы в архив на государственное хранение

    1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

    2. Заключить с нами договор.

    3. Определить дату и время начала работ.

    Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

    1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

    2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

    3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

    4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

    5. Акт выполненных работ.

    Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

    1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;3.

    Свидетельство о ликвидации организации;4. Решение организации о ликвидации;5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.7.

    Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

    Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);11.

    Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).12. Акты о несчастных случаях.13. Штатные расписания.14.

    Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.15. Табели и наряды работников вредных профессий;

    16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

    Вместе с документами в архив передаются:

    1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
    2. Историческая справка в 1 экземпляре.

    Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

     Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

    08.2010 № 558).

    На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

    Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

    Источник: //proektarhiv.ru/sdacha_v_arhiv.html

    Сдача документов в архив при ликвидации

    Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

    Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится.

    Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.

    Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, реорганизацию или отсутствие места для хранения.

    Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

    Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний.

    Цель

    Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения.

    Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле.

    Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.

    Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.

    Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.

    Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО

    Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.

    Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.

    Что нужно

    Ликвидируемое предприятие обязано передать свои документы на архивное хранение.

    Правила хранения документов в архиве

    Сдача документов предприятия в архив при ликвидации, предполагает подготовку и передачу таких документов:

    • учредительных документов (свидетельства о регистрации, а равно документации о создании компании; ее устава или положения о ней; ликвидационных документов; приказов и иных распоряжений, на основании которых осуществлялось переименование компании, смена формы хозяйствования);
    • свидетельства, устанавливающего факт ликвидации;
    • решения, на основании которого проводилась ликвидация;
    • приказов или иные распорядительных документов, в рамках которых осуществлялось трудоустройство, увольнение, перевод, устанавливались должностные оклады, оформлялся отпуск;
    • трудовых договоров, контрактов, соглашений;
    • личных карточек, установленных формой Т-2, включая карточки, заведенные на временно привлекаемых работников;
    • личных дел уволенных лиц, в которых имеются их заявления, автобиография, приказы, личные документы и др.;
    • лицевых счетов работников или ведомостей с начислениями вознаграждения за труд;
    • расшифровок кодов по видам начисления зарплаты и проводимых удержаний;
    • невостребованных личных документов (оригиналов);
    • актов о произошедших несчастных случаях;
    • штатных расписаний;
    • журналов учета трудовых книжек и иных документов, касающихся трудоустройства работников, оплаты их труда, льгот, изменений социально-правового положения;
    • табелей и нарядов, выдаваемых работникам, трудоустроенным на вредные профессии;
    • перечня вредных профессий, описания технологического процесса таких работ (при наличии).

    Помимо вышеуказанной документации для передачи в архив потребуется опись передаваемых дел в 3 экземплярах на бумажных носителях и электронном виде, а также одна историческая справка

    Как подготовить

    Сдача документов в архив при ликвидации является обязанностью хозяйствующего субъекта. Негосударственные организации могут заключить договор о передачи собственной документации в Федеральную архивную службу.

    Отсутствие такого договора дает право на передачу для архивного хранения только тех документов, которые касаются личного состава работников.

    Определить место хранения иной документации обязана ликвидационная комиссия. Процедура передачи документации на хранение включает в себя оформление дел.

    Каждое из них должно быть:

    • правильно сгруппировано;
    • переплетено или прошито;
    • пронумеровано;
    • иметь лист-заверителя;
    • иметь внутреннюю опись (при необходимости);
    • сопровождаться точным наименованием организации, ее регистрационным индексом, крайними датами дела и его заголовком.

    Та часть дел, которая требует временного  хранения (не превышающего 10 лет), требует частичного оформления, что позволяет:

    • не систематизировать документы;
    • не проставлять нумерацию листов дела;
    • не оформлять заверительную надпись;
    • не осуществлять переплет.

    Правильность проведения архивной обработки будет проведена. Это требуется для того, чтобы документы, передаваемые в архив, соответствовали заголовку дела, номенклатуре, расположению, хронологии и другим признакам.

    Общее правило архивирования допускает наличие 250 листов в одном архивном деле. При наличии большего количества листов, дело разделяется на несколько томов, каждый из которых нумеруется.

    Архивный работник, подготавливающий дела к передаче, проверяет дела по критериям правильности формирования, оформления, их количества. Обнаружение отсутствия дела требует составления соответствующей справки.

    Договор с фондом

    Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

    Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.

    Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

    Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

    Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

    Опись

    Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой. Исключением является опись личных дел.

    Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме.

    Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию. Это число должно быть указано и прописью. В нем отражаются пропущенные и литерные номера.

    Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела.

    Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

    Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение.

    Утилизация оформляется приемо-сдаточными накладными, содержащими информацию о дате проведения процедуры и весе бумаг

    Экспертиза дел

    Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения. Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

    75 летХранятся документы, содержащие информацию о личном составе, относятся в документации долговременного срока хранения.
    45 летХранится документация о несчастных случаях, произошедших на производства.
    25 летХранятся тарификационные ведомости.
    Не более 15 летПодлежат хранению протоколы заседаний по вопросам установления трудового стажа, необходимого для получения надбавки по выслуге лет, а также постановления комиссии по аттестации сотрудников и повышению их квалификации.

    Перечень сотрудников, вышедших на льготную пенсию, утилизируется по истечении 50 лет хранения в архивном учреждении.

    Процесс отбора иной документации, подлежащий хранению, осуществляется путем просмотра каждого листа дела. Не может быть признана соответствующей закону такая экспертиза, которая проведена исключительно путем изучения заголовков на обложках каждого передаваемого дела.

    Юридическая основа

    В качестве основного документа, которым необходимо руководствоваться при организации архивных процедур, выступают Основные правила работы архивов организации.

    Данным актом определено, что документация ликвидируемой организации подлежит передаче ее правопреемнику.

    Документация, содержащая информацию по персоналу ликвидируемой компании, не имеющей правопреемника, должна быть передана специализированному архиву с целью временного хранения. Отсутствие такого центра является основанием для передачи дел государственному архиву.

    Уничтожить документы, по которым срок временного хранения не истек, можно только на основании решения исполнительных органов власти, что подлежит оформлению в виде акта, а также требует составления описи тех документов, которые утилизируются.

    Утилизация документов с истекшим сроком хранения, осуществляется в общем порядке. Ответственность за организацию формирования дел и их передачу в архив несет ликвидационная комиссия.

    Весь спектр действий, которые должны быть проведены ликвидируемым предприятием по архивированию документации, определен п. 9.7. вышеуказанных правил.

    Ответственность

    Законодательством установлена обязанность руководителя и учредителя хозяйствующего субъекта, передать всю важную документацию, собранную за время ведения деятельности компании, в архив. Такие действия должны осуществляться в случае ликвидации лица.

    ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «О банкротстве» определяет круг лиц, ответственных за сбор документации, и ее передачу в архивные учреждения, а в случае банкротства предприятия, в специализированные структуры. Неисполнение возложенных обязанностей является поводом для привлечения виновных лиц к ответственности.

    Ликвидация ООО через продажу имеет самые краткие сроки в сравнении с другими видами и способами ликвидации.

    Как правильно вывести активы при разделении ООО, подскажут юристы. Читайте в статье по ссылке.

    Подробно о порядке ликвидации муниципального унитарного предприятия — тут.

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Источник: //calculator-ipoteki.ru/sdacha-dokumentov-v-arhiv-pri-likvidacii/

    Порядок сдачи документов в архив при ликвидации. Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

    Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

    Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

    Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

    Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел.

    Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации.

    Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

    На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

    Ответственность за хранение документов при ликвидации

    После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

    1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
    2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

    При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

    При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

    Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

    В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (). При передаче документов составляется соответствующий акт .

    Подготовка документов к архивации

    Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

    Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

    В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

    1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
    2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
    3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
    4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется . В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
    5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет .

    Сроки хранения документов после ликвидации ООО

    Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

    1. Документы постоянного хранения.
    2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
    3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

    Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

    • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
    • Структура ООО, расписание работы.
    • Документы, посвященные ценообразованию.
    • Акты уничтожения документов.
    • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
    • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
    • Устав.

    Ко второй группе относятся:

    1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

    Данные документы включают в себя:

    • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
    • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
    • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
    • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
    • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
    • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

    2. Историческую справку.

    Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

    В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

    • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
    • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
    • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
    • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
    • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
    • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
    • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
    • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

    Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

    Сколько хранить документы после ликвидации ООО, интересует многих собственников таких компаний, задумавшихся об их ликвидации. О том, какие бумаги необходимо передавать на хранение, куда они передаются и в течение какого срока хранятся, расскажем в статье далее.

    Передача документов общества в архив

    После ликвидации у фирмы остается большое количество документов, некоторые из которых в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в архив. Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.

    //www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

    Необходимость передачи дел на хранение устанавливают:

    • «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила);

    Источник: //yurbizn.ru/poryadok-sdachi-dokumentov-v-arhiv-pri-likvidacii-kak-proishodit.html

ПравоПорядок
Добавить комментарий